Bu sayfa, aşırı düşük sorgulama sürecinde yazışma akışını, yasal sürelerin nasıl hesaplanacağını ve pratik uygulama adımlarını özetler. Konunun genel çerçevesi ve tüm başlıklar için ana rehber: Aşırı Düşük Sorgulama

Sorgulama Süreci Adımları

Tebliğin Alınması ve İncelenmesi

Sorgulama süreci bildirimi yazılı(elektronik) olarak yapılır; tebligat EKAP üzerinden veya kayıtlı adrese iletilir. Tebliğde hangi kalemler ve hangi belgelerin istendiği açıkça belirtilmelidir. Tebliğ tarihi doğru tespit edilmeli, süre bu tarihten itibaren (ertesi iş günü işlemeye başlayacak şekilde) hesaplanmalıdır.

Kapsam & Yol Haritası

İdarenin görmek istediği önemli teklif bileşenleri ve açıklama yöntemi netleştirilir. Form içerik mantığı ve hesap yöntemlerinin ayrıntıları, ilgili alt rehberlerde ele alınır.

Veri ve Belge Toplama

Her bir kalem için dayanakları toplayın: işçilikte modül çıktıları, malzemede SMMM onaylı fiyat teklifi ve tutanaklar, ekipmanda amortisman/ kiralama belgeleri, varsa sözleşme ve proforma… Sunulacak tüm belgeler resmî, doğrulanabilir ve tarih/yetki bakımından uygun olmalıdır.

Doğru EK-O Formları

Kalemin niteliğine göre EK-O.5 / EK-O.6 / EK-O.7 tercih edilir. Yanlış form seçimi açıklamanın reddine yol açabilir; bu nedenle form talebi ve kapsamı tebligat metnine göre netleştirilmelidir.

Açıklama Metninin Yazımı

Metni giriş–gövde–sonuç düzeninde kurgulayın: Girişte tebliğ tarih/sayısı ve kapsam; gövdede her kalem için maliyet dayanakları; sonuçta eklerin listesi ve uygunluk beyanı. Sorgulama sürecinde beyanlar belgeyle desteklenmiyorsa dikkate alınmaz; idare dosyayı belgeler üzerinden değerlendirir.

Kontrol & Uyum

Rakamların analiz tablolarıyla tutarlı olduğundan emin olun; imza/kaşe, sayfa numarası, ek listesi gibi biçimsel unsurları tamamlayın. Gerekirse teslimden önce ikinci bir kontrolle eksikleri giderin.

Gönderim ve Süre Yönetimi

Açıklamayı yasal süresi içinde ve eksiksiz teslim edin, alındı teyidi alın. Süreler ihale türüne göre değişir; yanlış süre hesabı veya geç teslim doğrudan ret sebebidir.

Yazışma Akışı ve Süreler

Yapım işlerinde açıklama için isteklilere en az 5 iş günü, hizmet/mal alımlarında en az 3 iş günü süre verilir. Bu alt sınırlar Kamu İhale Genel Tebliği uyarınca zorunludur ve idareler uymakla yükümlüdür.

Sorgulama sürecinde süreyi doğru hesaplamak neden önemli? Yanlış süre hesabı ya da süre aşımı, teklifin değerlendirilmeye alınmamasına neden olabilir. Tatil günlerini doğru dikkate almak ve bitiş gününe kadar teslim etmek kritiktir; aksi hâlde sorgulama süreci itiraza açık hale gelir.

Belgeler ve Kanıtlar

Sorgulama sürecinde açıklama, resmî ve doğrulanabilir belgelerle desteklenmelidir: analiz cetvelleri; işçilik için modül ve güncel asgari ücret dikkati; malzeme için SMMM onaylı teklifler ve tutanaklar; ekipman için amortisman/ kiralama belgeleri; talep edilen diğer ekler. Beyan niteliğindeki açıklamalar tek başına yeterli değildir.

Sık Yapılan Hatalar

Yanlış EK-O formu seçimi; piyasa gerçeklerinden kopuk maliyetler; analiz-metin tutarsızlıkları; imza/kaşe ve ek listesi eksikliği; gecikme veya eksik teslim; gereksiz ve dağınık bilgi… Bu hatalar, açıklamanın yetersiz sayılmasına ya da doğrudan ret edilmesine yol açar.

Sorgulama Süreci İlgili Rehberler

Form seçimi, sınır değeri hesabı ve reddi nedenleri gibi ayrıntılar bu sayfanın kapsamı dışındadır; ihtiyaç halinde ilgili alt rehberlere gidin ve genel çerçeve için Ana Rehber: Ana rehber sayfasını referans alın.

Sorgulamada Bildirim Nasıl Yapılır?

Sorgulama sürecinde aşırı düşük teklif sunan isteklilere, idare tarafından yazılı bir sorgulama bildirimi yapılır. Bu bildirim, isteklinin teklifinin neden düşük olduğu konusunda açıklama yapmasını talep eden resmî bir yazıdır.

Sorgulama bildiriminin temel özellikleri şunlardır:

• Yazılı Bildirim Şarttır:
  Sözlü olarak yapılan tebliğler geçerli kabul edilmez. İdare, EKAP üzerinden elektronik bildirim yaparak tebliği gerçekleştirmek zorundadır.
• Sorgulama Tebliğinde Yeterli Süre Verilir:
  Tebligat tarihinden itibaren, isteklilere yapım işlerin 5 iş günü süre tanınır. Bu süre içinde firmalar açıklamalarını hazırlayıp idareye sunmalıdır. Süre dolduktan sonra yapılan açıklamalar kabul edilmez.
• Tebliğ İçeriği Açık Olmalıdır:
  İdare, hangi unsurların açıklanmasını istediğini net olarak belirtmelidir. Eksik veya muğlak bildirilen sorgulamalar, ilerleyen aşamalarda hukuki ihtilaflara yol açabilir.
• İdare Tarafından Hazırlanan Formatlar:
  Bazı idareler, açıklamaların belirli bir formatta (örneğin, teklif analiz tablosu) sunulmasını talep edebilir. İsteklilerin bu formata uygun açıklama sunması zorunludur.
• İdare tarafından gönderilen bildirim sonrası, sorgulama süreci adımlarını takip etmek zorunludur.

🔹 Önemli Not:
İdare tarafından gönderilen sorgulama yazısının tebliğ edildiği tarih doğru tespit edilmeli ve açıklama süresi bu tarihten itibaren eksiksiz hesaplanmalıdır.

Sorgulama bildirimi tebliğ edildikten sonra, isteklinin en kısa sürede açıklamasını hazırlaması ve idareye sunması gerekir. Bu aşamada sunulan belgelerin tam, doğru ve ikna edici olması büyük önem taşır. Firmaların, aşırı düşük teklif sorgulama sürecinde nasıl belge hazırlayacağı konusunda, sorgulama süreci nasıl yapılır sorusuna yanıt verecek şekilde hareket etmesi gerekir. Aşırı düşük teklif açıklamaları, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38. maddesi uyarınca yapılmakta olup, bu kapsamda mevzuata uygun belgelerle desteklenmelidir.

İşte firma açıklamasını hazırlarken dikkat edilmesi gereken temel adımlar:

Maliyet Unsurlarının Net Belirlenmesi

Firma, teklif bedelini oluşturan işçilik, malzeme, ekipman, genel gider gibi kalemleri açık bir şekilde belirtmelidir. Her bir maliyet kalemi için ayrı ayrı açıklama yapılmalıdır.

Belgelerin Resmî ve Geçerli Olması

Sunulacak tüm belgeler resmî ve idare tarafından sorgulanabilir olmalıdır.
Örneğin:

• İşçilik için Modül
• Malzeme alımı için tutanaklar ve SMMM onaylı fiyat teklifi
• Araç/Ekipman için SMMM onaylı amortisman raporu

İlgili Mevzuata Uygunluk

Açıklamalar, Kamu İhale Genel Tebliği ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun olmalıdır.
Özellikle işçilik giderleri için asgari ücret ve yasal mevzuat doğru şekilde dikkate alınmalıdır.

Zamanında ve Eksiksiz Teslim

Açıklama, tebliğ tarihinden itibaren yapım işlerinde 5 iş günü içerisinde eksiksiz olarak teslim edilmelidir.
Eksik evrak, hatalı hesaplama veya sürenin aşılması, teklifin değerlendirme dışı kalmasına sebep olabilir.

🔹 Önemli Not:
İdareler, sunulan açıklamaları yalnızca belgeler üzerinden değerlendirir.
Beyanla yapılan açıklamalar (örneğin “fiyat düşük çünkü üreticiden indirim aldık” gibi) resmî belge ile desteklenmediği sürece dikkate alınmaz.

Maliyet Unsurlarının Piyasa Gerçeklerine Uygunluğu

İdare, açıklamada beyan edilen maliyet unsurlarının piyasa koşullarına uygun olup olmadığını da değerlendirir.
Örneğin, çok düşük işçilik bedelleri veya malzeme fiyatları makul bulunmazsa, teklif geçerli sayılmayabilir.

Süreler Nasıl Belirlenir?

• Yapım İşlerinde:
  İdare, aşırı düşük teklif açıklaması için isteklilere en az 5 iş günü süre vermek zorundadır.
• Hizmet ve Mal Alım İşlerinde:
  İdare, aşırı düşük teklif açıklaması için isteklilere en az 3 iş günü süre vermek zorundadır.

Bu süreler, Kamu İhale Genel Tebliği hükümleri uyarınca zorunludur ve idareler bu sürelere riayet etmek zorundadır.

Tebliğ Tarihi Süreye Dahil Edilir mi?

Hayır.
Tebliğ tarihi süreye dahil edilmez.
Tebliğin yapıldığı gün değil, ertesi iş günü süre işlemeye başlar.

Örneğin:

• Sorgulama bildirimi 15 Mayıs’ta tebliğ edildiyse, süre 16 Mayıs itibarıyla başlar.

Süreyi Doğru Hesaplamak Neden Önemlidir?

Sürenin yanlış hesaplanması veya süre aşımı, isteklinin teklifinin doğrudan değerlendirme dışı bırakılmasına neden olur.
Bu nedenle:

• Tebliğ tarihinin tam olarak tespit edilmesi,
• Tatil günlerinin doğru dikkate alınması,
• Belirtilen sürenin bitiş gününe kadar açıklamanın teslim edilmesi büyük önem taşır.

🔹 Önemli Not:
İdareler, yasal minimum sürelerin altında süre verirse veya süre hesabı yanlış yaparsa, ihale süreci itiraza açık hale gelir.

Sorgulamada Başarılı Olmanın İpuçları

Bu süreç de başarılı olmak, sadece doğru belgeleri sunmakla sınırlı değildir.
Açıklamanın hazırlanış şekli, içerik kalitesi ve sunumun profesyonelliği de değerlendirme sonucunu etkiler. Belge hazırlığı, maliyet analizleri ve sunum düzeni vb birden çok faktör vardır.

Belgeleri Önceden Hazırlayın

İhale hazırlık sürecinde, teklif bedelini oluşturan her maliyet kalemi için dayanak belgeleri (faturalar, sözleşmeler, bordrolar vb.) önceden toplayın.
Sorgulama bildirimi geldiğinde belgeleri toparlamaya çalışmak, hem süreyi riske atar hem de hata yapma ihtimalini artırır.

Maliyet Analizini Piyasa Gerçeklerine Göre Yapın

Sunacağınız maliyet unsurlarının, piyasa fiyatlarına uygun olması gerekir.
Gerçek dışı, aşırı düşük maliyetler açıklamanızın reddedilmesine yol açabilir.

Özellikle:

• İşçilik bedellerinde güncel asgari ücret dikkate alınmalı,
• Malzeme giderlerinde geçerli piyasa fiyatları baz alınmalıdır.

Açıklamanızı Yapısal ve Sistematik Hazırlayın

Açıklamalarınızı:

• Gider kalemlerine göre sınıflandırarak,
• Her kalem için ayrı ayrı açıklama ve belge ekleyerek,
• Gerektiğinde tablolarla destekleyerek sunun.

Bu yapı, idarenin açıklamanızı kolayca incelemesini sağlar ve profesyonel görünür.

Süreye Sadık Kalın

Sorgulama bildiriminin tebliğ edildiği tarihten sonra başlayan yasal süreyi asla aşmayın.
Eksik bile olsa zamanında teslim edilmiş bir açıklama, hiç sunulamamış bir açıklamadan iyidir.

Gereksiz Bilgi Vermekten Kaçının

İdare, sadece teklifinizin gerçekliğini ve uygulanabilirliğini görmek ister.
Açıklamalarınızı gereksiz detaylarla boğmak yerine, sadece ilgili belgeler ve makul gerekçeler sunun.

🔹 Önemli Not:
Aşırı düşük açıklamasının amacı, en düşük maliyetle iş yapacağınızı değil, teklif ettiğiniz fiyatla işi başarıyla tamamlayabileceğinizi ispatlamaktır.

• Mevzuata uygun şekilde davranmaları,
• Süreleri doğru hesaplamaları,
• Belgelerini eksiksiz ve şeffaf bir şekilde sunmaları gerekmektedir.

Sorgulama süreci, yalnızca fiyatın neden düşük olduğunun açıklanması değil; aynı zamanda işi öngörülen bedelle gerçekten yapabileceğinizi ispatladığınız bir alandır.

Dolayısıyla bu süreci ciddiyetle yönetmek,
➔ tecrübe,
➔ dikkat
➔ ve hukuki/teknik bilgi gerektirir.

Profesyonel Destekle Riskleri Azaltın

Kamu ihalelerinde faaliyet gösteren firmaların, sorgulama sürecinde uzman desteği alarak hata riskini minimize etmeleri, tekliflerinin kabul edilme ihtimalini önemli ölçüde artırır.
Yanlış veya eksik açıklama sadece tek bir ihaleyi değil, kurumsal itibarı da etkileyebilir.

Süreçte Hızlı Olun, Doğru Belgelerle Hareket Edin

Zamanla yarışılan bu süreçte:

• Gerekli belgeleri önceden hazırlamak,
• İdarenin istediği formatlara dikkat etmek,
• Mevzuata uygun belge sunmak,
  başarıyı belirleyen temel unsurlardır.

🔹 Hatırlatma:
Bu rehber, 2025 yılı itibarıyla güncel Kamu İhale mevzuatına göre hazırlanmıştır.
Yeni kararlar ve düzenlemeler çerçevesinde içerikler düzenli olarak güncellenecektir.

2025 yılı itibarıyla kamu ihalelerine katılan birçok firma için sorgulama süreci daha stratejik hale gelmiştir.