Aşırı Düşük Sorgulama Nasıl Yapılır? 2025 Rehberi

Kamu ihalelerine katılan firmalar için aşırı düşük sorgulama süreci, tekliflerinin geçerliliği açısından kritik öneme sahiptir. Peki, aşırı düşük sorgulama nasıl yapılır ve 2025 yılı güncel mevzuatında bu süreç nasıl işletilir? Bu rehberde, aşırı düşük sorgulamanın tüm aşamalarını ve dikkat edilmesi gereken kritik noktaları adım adım ele alıyoruz.

Bu rehberde, aşırı düşük sorgulama nasıl yapılır sorusuna güncel mevzuat ışığında net yanıtlar veriyoruz.

Aşırı Düşük Sorgulama Nasıl Yapılır ve Nedir?

Aşırı düşük sorgulama, ihale komisyonunun belirlediği sınır değerin altında teklif sunan isteklilere yönelik olarak, tekliflerinin gerçekliğini ve uygulanabilirliğini ispatlamaya yönelik açıklama talep ettiği süreçtir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38. maddesi uyarınca, idareler sınır değer altında kalan teklif sahiplerinden: Sunulan belgelerin tutarlılığı ve doğruluğu, aşırı düşük sorgulama nasıl yapılır sorusunun cevabının sağlamasını oluşturur.

• Kullanılan işçilik maliyetleri,
• Malzeme ve ekipman giderleri,
• Genel gider kalemleri,
• Yasal yükümlülükler ve mevzuat kaynaklı giderler

gibi unsurların nasıl oluştuğuna ilişkin belgeler sunmalarını talep eder.

Bu açıklamaların amacı;
➔ Teklifin maliyet unsurlarının gerçek ve piyasa koşullarına uygun olduğunun ispatlanmasıdır.

🔹 Önemli Not:
Eksik, yetersiz veya geç sunulan açıklamalar doğrudan teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olur.

Aşırı Düşük Sorgulamada Bildirim Nasıl Yapılır?

İhale sürecinde aşırı düşük teklif sunan isteklilere, idare tarafından yazılı bir sorgulama bildirimi yapılır. Bu bildirim, isteklinin teklifinin neden düşük olduğu konusunda açıklama yapmasını talep eden resmî bir yazıdır.

Sorgulama bildiriminin temel özellikleri şunlardır:

• Yazılı Bildirim Şarttır:
  Sözlü olarak yapılan tebliğler geçerli kabul edilmez. İdare, isteklinin kayıtlı adresine veya EKAP üzerinden elektronik bildirim yaparak tebliği gerçekleştirmek zorundadır.
• Sorgulama Tebliğinde Yeterli Süre Verilir:
  Tebligat tarihinden itibaren, isteklilere yapım işlerin 5 iş günü süre tanınır. Bu süre içinde firmalar açıklamalarını hazırlayıp idareye sunmalıdır. Süre dolduktan sonra yapılan açıklamalar kabul edilmez.
• Tebliğ İçeriği Açık Olmalıdır:
  İdare, hangi unsurların açıklanmasını istediğini net olarak belirtmelidir. Eksik veya muğlak bildirilen sorgulamalar, ilerleyen aşamalarda hukuki ihtilaflara yol açabilir.
• İdare Tarafından Hazırlanan Formatlar:
  Bazı idareler, açıklamaların belirli bir formatta (örneğin, teklif analiz tablosu) sunulmasını talep edebilir. İsteklilerin bu formata uygun açıklama sunması zorunludur.
• İdare tarafından gönderilen bildirim sonrası, aşırı düşük sorgulama nasıl yapılır adımlarını takip etmek zorunludur.

🔹 Önemli Not:
İdare tarafından gönderilen sorgulama yazısının tebliğ edildiği tarih doğru tespit edilmeli ve açıklama süresi bu tarihten itibaren eksiksiz hesaplanmalıdır.

Aşırı Düşük Sorgulamada Firma Açıklaması Nasıl Hazırlanır?

Aşırı düşük sorgulama bildirimi tebliğ edildikten sonra, isteklinin en kısa sürede açıklamasını hazırlaması ve idareye sunması gerekir. Bu aşamada sunulan belgelerin tam, doğru ve ikna edici olması büyük önem taşır. Firmaların, aşırı düşük teklif sorgulama sürecinde nasıl belge hazırlayacağı konusunda, aşırı düşük sorgulama nasıl yapılır sorusuna yanıt verecek şekilde hareket etmesi gerekir. Aşırı düşük teklif açıklamaları, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38. maddesi uyarınca yapılmakta olup, bu kapsamda mevzuata uygun belgelerle desteklenmelidir.

İşte firma açıklamasını hazırlarken dikkat edilmesi gereken temel adımlar:

Maliyet Unsurlarının Net Belirlenmesi

Firma, teklif bedelini oluşturan işçilik, malzeme, ekipman, genel gider gibi kalemleri açık bir şekilde belirtmelidir. Her bir maliyet kalemi için ayrı ayrı açıklama yapılmalıdır.

Belgelerin Resmî ve Geçerli Olması

Sunulacak tüm belgeler resmî ve idare tarafından sorgulanabilir olmalıdır.
Örneğin:

• İşçilik için Modül
• Malzeme alımı için tutanaklar ve SMMM onaylı fiyat teklifi
• Araç/Ekipman için SMMM onaylı amortisman raporu

İlgili Mevzuata Uygunluk

Açıklamalar, Kamu İhale Genel Tebliği ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun olmalıdır.
Özellikle işçilik giderleri için asgari ücret ve yasal mevzuat doğru şekilde dikkate alınmalıdır.

Zamanında ve Eksiksiz Teslim

Açıklama, tebliğ tarihinden itibaren yapım işlerinde 5 iş günü içerisinde eksiksiz olarak teslim edilmelidir.
Eksik evrak, hatalı hesaplama veya sürenin aşılması, teklifin değerlendirme dışı kalmasına sebep olabilir.

🔹 Önemli Not:
İdareler, sunulan açıklamaları yalnızca belgeler üzerinden değerlendirir.
Beyanla yapılan açıklamalar (örneğin “fiyat düşük çünkü üreticiden indirim aldık” gibi) resmî belge ile desteklenmediği sürece dikkate alınmaz.

Maliyet Unsurlarının Piyasa Gerçeklerine Uygunluğu

İdare, açıklamada beyan edilen maliyet unsurlarının piyasa koşullarına uygun olup olmadığını da değerlendirir.
Örneğin, çok düşük işçilik bedelleri veya malzeme fiyatları makul bulunmazsa, teklif geçerli sayılmayabilir.

Açıklamanın Kapsayıcılığı

İsteklinin sunduğu açıklamalar, teklifin tamamını kapsamalıdır.
Sadece bazı kalemler için açıklama yapılıp diğerleri eksik bırakılırsa, açıklama yetersiz sayılır.

Süreye Uygunluk

İstekli açıklamasını tebliğden itibaren 5 iş günü içinde sunmuş olmalıdır.
Süre aşımı veya geç sunulan belgeler, idare tarafından dikkate alınmaz.

🔹 Önemli Not:
İdare açıklamaları incelerken herhangi bir şekilde ek belge talebinde bulunmaz.
Sadece isteklinin ilk sunduğu açıklamaları değerlendirir.
Bu nedenle ilk açıklamada tüm belgelerin tam olması büyük önem taşır.

Aşırı Düşük Sorgulamada Süreler ve Zaman Yönetimi

Aşırı düşük teklif açıklamalarında, firmaların belirlenen süreler içerisinde açıklamalarını sunmaları büyük önem taşır. İdare tarafından yapılan sorgulama bildiriminin tebliğinden itibaren, mevzuatta belirtilen süreler içinde cevap verilmesi zorunludur. Sürenin doğru hesaplanması ve zamanında teslimat, aşırı düşük sorgulama nasıl yapılır sorusunun en kritik adımlarındandır.

Süreler Nasıl Belirlenir?

• Yapım İşlerinde:
  İdare, aşırı düşük teklif açıklaması için isteklilere en az 5 iş günü süre vermek zorundadır.
• Hizmet ve Mal Alım İşlerinde:
  İdare, aşırı düşük teklif açıklaması için isteklilere en az 3 iş günü süre vermek zorundadır.

Bu süreler, Kamu İhale Genel Tebliği hükümleri uyarınca zorunludur ve idareler bu sürelere riayet etmek zorundadır.

Tebliğ Tarihi Süreye Dahil Edilir mi?

Hayır.
Tebliğ tarihi süreye dahil edilmez.
Tebliğin yapıldığı gün değil, ertesi iş günü süre işlemeye başlar.

Örneğin:

• Sorgulama bildirimi 1 Mayıs’ta tebliğ edildiyse, süre 2 Mayıs itibarıyla başlar.

Süreyi Doğru Hesaplamak Neden Önemlidir?

ürenin yanlış hesaplanması veya süre aşımı, isteklinin teklifinin doğrudan değerlendirme dışı bırakılmasına neden olur.
Bu nedenle:

• Tebliğ tarihinin tam olarak tespit edilmesi,
• Tatil günlerinin doğru dikkate alınması,
• Belirtilen sürenin bitiş gününe kadar açıklamanın teslim edilmesi büyük önem taşır.

🔹 Önemli Not:
İdareler, yasal minimum sürelerin altında süre verirse veya süre hesabı yanlış yaparsa, ihale süreci itiraza açık hale gelir.

Aşırı Düşük Sorgulamada Başarılı Olmanın İpuçları

Aşırı düşük sorgulama sürecinde başarılı olmak, sadece doğru belgeleri sunmakla sınırlı değildir.
Açıklamanın hazırlanış şekli, içerik kalitesi ve sunumun profesyonelliği de değerlendirme sonucunu etkiler. Belge hazırlığı, maliyet analizleri ve sunum düzeni, aşırı düşük sorgulama nasıl yapılır sorusuna profesyonel bir yaklaşımla cevap vermenizi sağlar.

İşte aşırı düşük sorgulamalarda başarılı olmanın temel ipuçları:

Belgeleri Önceden Hazırlayın

İhale hazırlık sürecinde, teklif bedelini oluşturan her maliyet kalemi için dayanak belgeleri (faturalar, sözleşmeler, bordrolar vb.) önceden toplayın.
Sorgulama bildirimi geldiğinde belgeleri toparlamaya çalışmak, hem süreyi riske atar hem de hata yapma ihtimalini artırır.

Maliyet Analizini Piyasa Gerçeklerine Göre Yapın

Sunacağınız maliyet unsurlarının, piyasa fiyatlarına uygun olması gerekir.
Gerçek dışı, aşırı düşük maliyetler açıklamanızın reddedilmesine yol açabilir.

Özellikle:

• İşçilik bedellerinde güncel asgari ücret dikkate alınmalı,
• Malzeme giderlerinde geçerli piyasa fiyatları baz alınmalıdır.

Açıklamanızı Yapısal ve Sistematik Hazırlayın

Açıklamalarınızı:

• Gider kalemlerine göre sınıflandırarak,
• Her kalem için ayrı ayrı açıklama ve belge ekleyerek,
• Gerektiğinde tablolarla destekleyerek sunun.

Bu yapı, idarenin açıklamanızı kolayca incelemesini sağlar ve profesyonel görünür.

Süreye Sadık Kalın

Sorgulama bildiriminin tebliğ edildiği tarihten sonra başlayan yasal süreyi asla aşmayın.
Eksik bile olsa zamanında teslim edilmiş bir açıklama, hiç sunulamamış bir açıklamadan iyidir.

Gereksiz Bilgi Vermekten Kaçının

İdare, sadece teklifinizin gerçekliğini ve uygulanabilirliğini görmek ister.
Açıklamalarınızı gereksiz detaylarla boğmak yerine, sadece ilgili belgeler ve makul gerekçeler sunun.

🔹 Önemli Not:
Aşırı düşük açıklamasının amacı, en düşük maliyetle iş yapacağınızı değil, teklif ettiğiniz fiyatla işi başarıyla tamamlayabileceğinizi ispatlamaktır.

Sonuç: Aşırı Düşük Sorgulamada Hızlı ve Etkili Çözüm

Aşırı düşük sorgulama süreci, ihale sürecinin en kritik aşamalarından biridir.
İsteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılmadan süreci tamamlayabilmeleri için:

• Mevzuata uygun şekilde davranmaları,
• Süreleri doğru hesaplamaları,
• Belgelerini eksiksiz ve şeffaf bir şekilde sunmaları gerekmektedir.

Sorgulama süreci, yalnızca fiyatın neden düşük olduğunun açıklanması değil; aynı zamanda işi öngörülen bedelle gerçekten yapabileceğinizi ispatladığınız bir alandır.

Dolayısıyla bu süreci ciddiyetle yönetmek,
➔ tecrübe,
➔ dikkat
➔ ve hukuki/teknik bilgi gerektirir.

Aşırı düşük sorgulama nasıl yapılır konusunda doğru adımları atarak teklifinizin değerlendirme dışı kalmasını önleyebilirsiniz.

Profesyonel Destekle Riskleri Azaltın

Kamu ihalelerinde faaliyet gösteren firmaların, aşırı düşük sorgulamalarda uzman desteği alarak hata riskini minimize etmeleri, tekliflerinin kabul edilme ihtimalini önemli ölçüde artırır.
Yanlış veya eksik açıklama sadece tek bir ihaleyi değil, kurumsal itibarı da etkileyebilir.

Süreçte Hızlı Olun, Doğru Belgelerle Hareket Edin

Zamanla yarışılan bu süreçte:

• Gerekli belgeleri önceden hazırlamak,
• İdarenin istediği formatlara dikkat etmek,
• Mevzuata uygun belge sunmak,
  başarıyı belirleyen temel unsurlardır.

🔹 Hatırlatma:
Bu rehber, 2025 yılı itibarıyla güncel Kamu İhale mevzuatına göre hazırlanmıştır.
Yeni kararlar ve düzenlemeler çerçevesinde içerikler düzenli olarak güncellenecektir.

2025 yılı itibarıyla kamu ihalelerine katılan birçok firma için aşırı düşük sorgulama nasıl yapılır sorusu daha stratejik hale gelmiştir.